1.目的
为规范调解信息系统的操作管理，保障系统的安全性、稳定性与可靠性，维护系统数据的完整性与准确性，提升信息系统使用效率，特制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于深圳市南山区消费保商事调解中心所有使用信息系统的部门及合作平台，包括调解运营中心、综合管理部门、合规质检部门等，覆盖外呼系统、调解信息管理系统、短信系统及其他行政审批相关的信息系统操作。
3.职责
3.1
系统管理员负责系统账号和权限的统一管理。
3.2
系统管理员负责审核并添加操作账号，分配操作权限，并执行系统数据的备份与保存。
3.3
IT管理员负责系统服务器的日常维修与维护，保管与维护信息系统硬件设备，定期清理系统日志，并对服务器运行状态进行巡检。
4.作业内容
4.1 信息系统取得与验收
4.1.1综合管理部门为综合管理，负责信息系统后台管理及安全运行工作，信息系统主要负责人为综合管理负责IT的管理员。综合管理部门负责对接供应商与合作平台，组织各使用部门与平台参与系统管理和使用，各使用部门与平台根据部门实际业务内容，可积极提出模块及使用功能的建议。
4.2 系统账户和权限管理
4.2.1调解中心对信息系统的访问权限进行严格管控。对于需要添加账号或变更权限的申请，按以下流程提出申请审批：
- 员工申请添加系统账号或更改权限的，填写《信息系统操作账号及权限申请单》。
- 申请添加信息业务系统操作账号或更改权限的，申请单经部门负责人审批后，提交综合管理部门负责人复核申请事由和操作权限确实符合岗位职责和工作范围后，由系统管理员进行添加。
4.2.2 系统权限管理包括按岗位划分、变更权限：
- 按岗位划分权限：对各部门定岗定位，针对相对稳定的岗位，根据其岗位职能范围来划分权限，在管理上相对集中、统一，避免出现超权限设置。
- 按岗位变更权限：当员工岗位变更时，系统管理员及时根据新岗位的工作变更其权限，删除原有权限。
4.2.3 系统管理员应保管好管理员账号和密码，不得向任何人泄露账号和密码，未经调解中心管理层分管领导允许不得外借给其他员工使用。如发现密码外泄，及时修改密码。
4.2.4 使用信息系统员工做好本人系统账号和密码保管工作，并定期更改密码，避免密码外泄导致不相容岗位账号交叉操作。
4.2.5 需要使用VPN远程连接信息系统的用户，须填写《VPN用户申请表》，申请表由系统综合管理部门负责人、所在部门负责人、调解中心管理层分管领导审批。综合管理行政主管根据审批的申请表添加账号。
4.2.6 使用调解中心计算机和VPN所有用户（包括调解中心内部员工和外部人员）应严守调解中心机密，不得将VPN登陆用户名和密码告知它人,为了保护调解中心的网络安全，用户使用后或离机后请及时关闭VPN。
4.2.7 离职人员在办理离职手续后，请及时汇报至调解中心管理部门，由系统管理员注销其账号。
4.2.8 对于因为用户名和密码泄漏，导致调解中心机密信息外泄和篡改，或者导致互相制衡的工作失去管控作用，从而给调解中心造成损失的，追究相关部门与平台的全部责任。
4.2.9 当发现上述的违规情形，需要追究相关人员责任的，由信息系统综合管理部门经办人拟写报告，列明责任人、事项内容、调解中心损失情况等内容，提交调解中心管理层分管领导审批后交综合管理执行。
4.3 系统账号与权限的定期复核
4.3.1 系统管理员至少每三月复核一次系统账号，避免授权不当或存在非授权账号，禁止不相容职务用户账号的交叉操作。复核过程中应重点考虑以下几方面：
- 员工现有权限设置是否符合工作内容。
- 员工现有权限设置是否符合相应职责和级别。
- 不相容岗位权限设置是否存在交叉操作。
- 已离职员工账号是否全部禁用。
4.3.2 系统管理员至少每月复核一次操作日志，检查是否有异常操作。如发现异常情况，及时与操作员取得联系，了解情况。如发现重大异常操作，应及时向调解中心管理层分管领导汇报。
4.3.3 系统管理员发现异常后，应及时修改相应人员权限或禁止其账号，直到异常情况消失且影响系统数据安全因素全部消除后，恢复相应账号和权限。
4.4 系统数据备份及恢复
4.4.1 信息系统综合管理部门应做好系统数据备份工作。包括系统业务数据和系统操作日志。
4.4.2 应备份的系统业务数据：调解数据、系统各模块业务数据、操作日志等。
- 系统管理员每周最后一个工作日登陆系统，对数据进行备份，并保存在单独硬盘中。
- 系统操作日志：系统管理员根据系统内存提示删除日志前，应将备份数据单独保存于硬盘中。除按系统提示外，系统管理员应至少每半年主动备份一次系统操作日志。
4.4.3 系统管理员备份数据后填写《系统备份数据清单》并定期更新清单，保证备份数据完整性。文件清单同时保存于硬盘中。
4.4.4 系统管理员应将硬盘存放在保险柜中妥善保管，任何人未经允许不得接触。
4.4.5 系统备份数据未经允许，不得外借。如因工作需要查阅，申请人填写《文件借阅申请单》，经审批后，由系统管理员将借阅相关内容拷贝在电脑上供借阅人查阅。
4.5 系统运行环境维护
4.5.1 系统服务器等系统硬件存放于综合管理部，未经允许任何人不得接触。如因工作需要打开服务器硬件、维修或更换硬件零件、复制或销毁硬盘数据等，须填写申请，经综合管理部、调解中心管理层分管领导批准后方可进行。
4.5.2 信息系统综合管理部门负责人和系统管理员应定期清理检查服务器等系统硬件，将服务器放置在易于监控位置，并确保服务器通风散热良好，定期擦拭灰尘，保持服务器正常运行。
4.5.3 信息系统综合管理部门负责人安排专门人员保管信息系统软件，并由专门人员负责给调解中心电脑或其他终端安装系统软件。其他人员不得随意删除或更改终端上的软件。
4.5.4 经办人在安装信息系统软件后，负责给操作人员培训，教导操作人员规范操作。如需组织调解中心范围内大量员工的系统使用培训，由综合管理部门经办人联系系统相关技术人员进行培训。
4.5.5 员工使用安装信息系统的终端，应当安装杀毒软件，防范信息系统受到病毒等恶意软件的感染和破坏, 使用信息系统的员工应当及时更新杀毒软件，确保信息系统使用安全。
4.5.6 外部人员接触信息数据，由访问人员填写《对外提供资料清单》，由部门经理审核、调解中心管理层分管领导审批后允许访问。
4.5.7 对于中介机构与司法单位因审计、鉴证等需要在一定期限内访问财务数据或调解数据等，由访问申请人在《文件借阅申请表》上列明有效期和拟访问的数据范围。
4.5.8 使用信息系统的员工应严守调解中心计算机数据和资料的秘密，未经部门负责人以上人员的书面授权，不得获取、传递、修改、删除与本岗位无关的数据、资料或软件。
4.5.9 严禁任何人员在使用信息系统的计算机上私自更改计算机设置、私自拆卸计算机、私自格式化硬盘、私自安装操作系统、私自安装跟工作无关的软件。
5.监督及检查
5.1 本规定经审批并实施的当日起，未按本规定要求进行各项工作，出现上述违规情形的，根据造成的影响及损失分别采取以下处理措施：
- 5.1.1 造成调解中心重大损失以及构成违法行为的，由调解中心向司法机关提起诉讼，追究其法律责任，由其承担经济损失；
- 5.1.2 对调解中心造成损失但不构成违法的，由责任人承担经济损失，并列入考核；
- 5.1.3 未做成损失且未构成违法的，列入当期考核。
5.2.违规情形包括：
- 5.2.1 工作渎职，导致中心运营受损或正常运作中断的；
- 5.2.2 系统管理员未按规定管理和监督信息系统，造成系统瘫痪、重大数据丢失或泄露（即便未造成经济损失）的；
- 5.2.3 系统管理员未按规定定期复核账号和权限，导致数据丢失、泄露或被恶意篡改的；
- 5.2.4 系统账号添加申请未按规定审批，造成数据安全事件的；
- 5.2.5 系统数据访问申请未按规定审批或超权限访问机密数据，导致信息泄露的；
- 5.2.6 违反操作规定，私自更改计算机设置、拆卸硬件、格式化硬盘、重装系统或安装无关软件的；
- 5.2.7 未经许可破坏服务器，引发重大系统灾难的；
- 5.3. 其他影响企业正常运营或违反调解中心相关规定的情形。
6.附则
- 6.1 本规定未尽事宜，参照国家有关法律法规及调解中心其他相关规定执行。
- 6.2 本规定由监管会及业务系统综合管理部门负责制定和解释。
- 6.3 本规定经理事会审批后，自发布之日起生效。
调解中心秘书处
2025年3月5日