第一章 总则
第一条
为促进对外函件拟制、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性、准确性和时效性，有效防范法律风险和声誉风险，维护本中心及当事人的合法权益，依据《民法典》《人民调解法》《电子签名法》《数据安全法》及相关监管规定，制定本办法。
第二条
本办法所称对外函件，指调解中心及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种调解函、调解协议书、承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。
第三条
本办法适用下列对外函件：
| 类别 | 细分 | 说明 |
|---|---|---|
| 1. 政府职能部门往来文函 | 一类 | 不涉及权利义务的一般性文函 |
| 二类 | 涉及免责、避责、延期履行义务的请示、汇报、报告 | |
| 三类 | 费用减免、政策优惠、资金扶持申请文函 | |
| 四类 | 对行政处罚的回复、答辩、申诉 | |
| 2. 司法文书 | 一类 | 司法文书的签收及送达回执 |
| 二类 | 所有司法文书及相关请示报告、情况说明 | |
| 3. 当事人往来文函 | 一类 | 按中心规定范本签发的调解函、调解协议书、解除函、承诺函及利益主张回复 |
| 二类 | 非中心规定范本的调解函、调解协议书、解除函、承诺函及利益主张回复 | |
| 三类 | 对当事人利益主张的标准书面回复 | |
| 四类 | 涉及当事人索赔事件的函件 | |
| 4. 合作方及第三方往来文函 | 一类 | 一般工作联系函（知会函、邀请函、会议纪要等） |
| 二类 | 律师函、解除函及其回函 | |
| 三类 | 合同履行变更、异议、中止等文书 | |
| 四类 | 中介机构鉴定文书、评估报告等 | |
| 5. 外部委托、授权文书 | 一类 | 获益性外部委托、授权 |
| 二类 | 增加我方义务的外部委托、授权 | |
| 三类 | 以中心名义出具的委托、授权文书 |
第二章 收函、发函及复函
第一条 职责
- （一）综合管理部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。
- （二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。
- （三）法务中心：审查函件，出具法律意见。
- （四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
- （五）事业部总经理：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
- （六）调解中心分管领导：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
- （七）调解中心董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
第三章 收函、发函与复函流程
（一）收函流程：
综合管理部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见→事业部总经理审阅、审批（按权限）→调解中心分管领导审阅、审批（按权限）→调解中心董事长审批（按权限）→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档
（二）发函流程：
经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批（按权限）→事业部总经理审查、审批（按权限）→调解中心分管领导审查、审批（按权限）→调解中心董事长审批（按权限）→经办部门执行→综合管理部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执存档
第四章 审批权限
| 函件细分 | 子公司负责人 | 调解中心总经理 | 董事会 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1.对政府职能部门 | 不涉及权利义务的文函 | √ | |||
| 关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告 | √ | ||||
| 费用减免、政策优惠、资金扶持 | 金额为1万元（含）以下 | √ | |||
| 金额为1-100万元（不含） | √ | ||||
| 金额为100万元（含）以上 | √ | ||||
| 对行政处罚的回复、答辩、申诉 | 金额为1万元（含）以下 | √ | |||
| 金额为1-15万元（不含） | √ | ||||
| 金额为15万元（含）以上 | √ | ||||
| 除上述事项外的其他文函 | 一般性函件 | √ | |||
| 比较重要，涉及金额、企业形象重大事项 | √ | ||||
| 重大函件，涉及金额较大 | √ | ||||
| 2. 司法文书 | 司法文书的签收及送达 | √ | |||
| 所有司法文书及相关请示报告、情况说明 | 金额为1万元（不含）以下 | √ | |||
| 金额为20万元（含）以上 | √ | ||||
| 3.客户往来文函 | 按集团规定范本签发调解函、协议书、解除函、承诺函及回复 | √ | |||
| 非集团规定范本调解函、协议书、解除函、承诺函及回复 | √ | ||||
| 客户主张标准书面回复 | √ | ||||
| 楼书、招商要约书 | √ | ||||
| 广告推广资料 | 无承诺、无法律风险 | √ | |||
| 含承诺、存在法律风险 | √ | ||||
| 客户索赔事件 | 金额5000元（不含）以下 | √ | |||
| 金额5000元（含）以上 | √ | ||||
| 4. 合同相对方往来文函 | 一般工作联系函 | √ | |||
| 对外招标邀请函 | 按专项制度权限执行 | ||||
| 中标通知书 | 按专项制度权限执行 | ||||
| 律师函、解除函及对方回函 | 减免对方/增加我方义务1万以下 | √ | |||
| 减免对方/增加我方义务1-10万 | √ | ||||
| 减免对方/增加我方义务10万以上 | √ | ||||
| 影响我方权益、合同正常履行函件 | √ | ||||
| 合同变更、异议、中止文书 | 金额1万以下 | √ | |||
| 金额1-10万 | √ | ||||
| 金额10万以上 | √ | ||||
| 中介机构鉴定、评估文书 | √ | ||||
| 5. 外部委托、授权文书 | 获益类委托授权 | √ | |||
| 增加我方义务委托授权 | √ | ||||
| 以中心名义出具委托授权 | √ | ||||
| 备注：分管领导无法判定、案情复杂、后果严重的审批事项，上报董事长审批 | |||||
第五章 时效与台账管理
- （一）未按流程、审批权限办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/项的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-20%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （二）重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （三）签收司法文书，签收人应当在送达回执上签收，并写上签收日期，签收当天应立即将文书上报法务中心。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （四）函件签收需符合工作指南要求，不得擅自签收函件，未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （五）相关单位、部门人员应当在收到送审函件之日起两个工作日内审查完毕。未按要求办理的，处相关责任人50-200元/天的罚款。
- （六）重大函件必须按程序报审签发；函件审批人应当在收到函件之日起一个工作日内审批。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （七）有纠纷涉及时效的未完事项，责任单位和法务部门应及时出具中断时效复函；对方来函约定回复期限的，须按期复函。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （八）发函及回函必须严格按照审批内容修改，函件必须经审批权人签字确认后方可对外发送。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。
- （九）各单位综合管理部、部门专管员应建立完备、准确的对外函件台账，所有对外函件逐一登记，不得漏登；台账需包含函件名称、收发双方、收发时间、基本内容、页码、送达回执登记时间等。寄送函件必须标注文件名称，留存签收回执/快递回执。未建立台账、无回执的处罚负责人2000元以上；台账信息不全处罚500-1000元，经办人承担70%、负责人30%；造成损失的，责任人赔偿损失10%-30%，并处2000元以上罚款。
第六章 工作指南
一、收函工作指南
- （一）函件签收人做好签收记录（签收时间、签收人），所有来函统一存档备查。
- （二）函件统一由综合管理部签收，前台/传达室不得私自签收；可明确归属部门的，通知对应责任人签收或经其同意后代收。
- （三）签收完成后，综合管理部按内容分发至对应部门/责任人。
- （四）对函件内容存在异议的，及时回函澄清、明确我方观点。
二、发函工作指南
- （一）函件经办人严格执行审批、用印流程，起草、审查、审批环节均附《函件审批责任单》，相关责任人签署意见。
- （二）审批权限存在争议的，跨级请示确定审批权限。
- （三）综合管理部、部门专管员建立《对外函件发送表》，完整登记函件名称、内容、接收方、发送时间、方式、份数、签收记录、回执等信息。
- （四）多页函件加盖骑缝章；发函三日内将复印件提交法务部门备案存档。
- （五）对方拒签的，邮寄至对方工商注册地址、法定代表人收件；快递单注明文件名称、页码；重要文件采用公证快递。
- （六）寄件快递底单原件长期归档留存。
第七章 附则
- 1. 本办法由调解中心秘书处负责修订和解释，每年至少复审一次。
- 2. 本办法自颁布之日起施行，原1.00版同时废止。
- 3. 本办法未尽事宜，参照《调解中心管理手册》《员工手册》及相关法律法规执行。
- 4. 各相关部门可依据本办法制定具体操作细则，但不得与本制度原则相冲突。
调解中心秘书处
2025年4月17日