第一章 总则
1. 目的
为规范调解案件信息的收集、整理、保存、查询和使用，保障当事人合法权益，提升调解工作公正性、透明度和可追溯性，结合调解行业数字化管理、个人信息保护和档案管理要求，特制定本制度。
2. 适用范围
本制度适用于调解中心受理、办理、结案、归档及后续查询过程中形成的纸质材料、电子材料、音视频记录、证据材料、系统数据及其他案件相关信息。
第二章 调解案件档案管理
1. 立卷归档
调解案件办结后，应及时整理申请材料、受理记录、调解笔录、证据材料、沟通记录、调解协议、结案材料等文件，按案件编号形成完整卷宗并归档。电子材料应与纸质材料对应一致，确保来源清楚、内容完整、流程可查。
2. 保管期限
调解案件信息应根据案件性质、材料类型、业务需要和法律法规要求确定保存期限。一般调解案件文书、证据、记录等信息保存期限不少于3年；涉及重大争议、群体性纠纷、持续履行义务、司法确认或监管要求的案件，应适当延长保存期限。超过保存期限的材料，应按审批流程进行清理或销毁，并留存处理记录。
第三章 数字化管理
1. 信息系统
建立并维护调解案件信息管理系统，实现案件登记、材料上传、过程记录、结案归档、统计查询等环节的电子化管理。系统内案件编号、当事人信息、调解进度和归档状态应保持一致、准确、可追溯。
2. 数据安全
调解案件信息系统应采取账号权限管理、访问日志、数据备份、加密存储、异常访问监测等安全措施。涉及个人信息、商业秘密和敏感证据材料的，应按照最小必要原则进行访问控制，防止泄露、篡改、丢失或未经授权使用。
3. 信息整理
案件信息应按受理、调解、结案、归档等阶段分类整理，统一使用收案时编定的调解案号。调解文书、公文、函电、证据、电子数据及沟通记录应与案件编号对应，便于后续保管、查询和依法使用。
第四章 信息共享与保密
1. 信息共享
调解中心可根据业务需要与司法行政机关、人民法院、行业主管部门及合作机构建立必要的信息协作机制。共享案件信息应具备合法依据、明确用途和授权范围，原则上不得超范围提供当事人信息及案件材料。
2. 保密义务
调解员及相关工作人员应对调解过程中获知的个人信息、商业秘密、交易信息、证据材料及其他非公开信息承担保密义务。未经授权，不得复制、下载、传播、披露或用于与调解无关的事项，法律法规另有规定的除外。
3. 信息使用
调解案件信息可在案件办理、内部管理、统计分析、当事人依法查询、监管检查、司法确认及其他法定程序中使用。调用已归档案卷应履行审批或权限校验，系统查询和下载记录应留痕，减少纸质材料流转并控制信息扩散风险。
第五章 人员管理
1. 调解员职责
调解员负责调解过程中案件信息的收集、记录、核对和初步整理，及时上传或移交相关材料，确保信息真实、准确、完整，不得擅自留存、删改或外传案件资料。
2. 档案管理人员职责
档案管理人员负责调解案件卷宗接收、编号、归档、保管、借阅登记、到期清理及提供调阅服务，确保档案目录清晰、存放安全、交接手续完整。
3. 信息技术支持人员职责
信息技术支持人员负责调解信息系统运行维护、权限配置、数据备份、故障处理和安全防护，并配合开展日志审查和数据恢复工作。
4. 培训与考核
定期对参与信息管理的人员开展调解业务规范、档案管理、个人信息保护、数据安全和系统操作培训，并将信息保存质量、保密执行情况纳入日常考核。
第六章 监督检查
1. 监督检查
监督管理部门应定期或不定期对调解案件信息保存、系统权限、档案借阅、数据备份和保密执行情况进行检查，发现问题应及时督促整改。
2. 违规处理
对未按要求归档、擅自删除或修改案件信息、违规调阅或泄露案件资料等行为，应依据中心管理规定和相关法律法规进行处理。
3. 责任追究
因管理不善、操作失误或故意违规导致信息泄露、丢失、损毁、篡改或造成其他严重后果的，应追究相关人员责任；涉嫌违法的，依法移交有关部门处理。
第七章 附则
- 本制度由深圳市南山区消费保商事调解中心负责解释，并根据法律法规、监管要求、业务流程和信息系统变化适时修订。